När du väljer ekonomisystem är det viktigt att hitta en lösning som effektiviserar företagets ekonomi, skapar tydliga rapporter och minimerar manuellt arbete. Här är de viktigaste faktorerna att tänka på:
1. Funktionalitet och Behov
- Bokföring och Redovisning – Grundläggande funktioner som löpande bokföring, momsrapportering och årsbokslut.
- Fakturering och Leverantörsfakturor – Skapa, skicka och hantera fakturor. Automatiserad hantering av leverantörsfakturor är ett stort plus.
- Bankintegration – Automatiska bankkopplingar för enklare betalningshantering och avstämning.
- Lager och Inköp – Integration med lager och inköp om det behövs.
- Lönehantering – Möjlighet att hantera löner och personal.
2. Användarvänlighet
- Intuitivt gränssnitt – Lätt att förstå och använda, även för personer utan ekonomisk bakgrund.
- Mobilanpassning – Systemet bör fungera på mobil och surfplatta för flexibilitet.
- Dashboard och Översikt – En tydlig dashboard med nyckeltal och ekonomiöversikter.
3. Automatisering och Effektivitet
- Automatisk Bokföring – Automatisera så mycket som möjligt (exempelvis genom AI) för att minska manuellt arbete.
- Återkommande Uppgifter – Hantering av återkommande fakturor och betalningar.
- Rapportering och Analys – Generering av automatiska rapporter för ekonomisk analys och beslutsfattande.
4. Integration med Andra System
- ERP och CRM – Integrering med affärssystem och kundhanteringssystem.
- E-handel och Webbshop – Kopplingar till e-handelsplattformar.
- Projekthantering – För företag som jobbar projektbaserat.
5. Skalbarhet och Flexibilitet
- Tillväxtanpassning – Systemet bör kunna skalas upp i takt med att företaget växer.
- Modulbaserat – Möjlighet att lägga till moduler för nya funktioner när behov uppstår.
- Användarnivåer – Olika åtkomsträttigheter för olika roller i företaget.
6. Pris och Total ägandekostnad (TCO)
- Licensmodell – Månadsabonnemang, engångsavgift eller transaktionsbaserat.
- Dolda kostnader – Se upp för kostnader för support, uppdateringar och extra integrationer.
- Kostnad per användare – Vissa system tar betalt per användare.
7. Säkerhet och Efterlevnad
- Dataskydd – Systemet ska uppfylla GDPR och ha starka säkerhetslösningar.
- Backup och Redundans – Automatiska säkerhetskopior och skydd mot dataförlust.
- Åtkomstkontroll – Styr vem som har tillgång till olika delar av systemet.
8. Support och Utveckling
- Tillgänglighet på Support – Support på svenska och med snabb respons är viktigt.
- Utbildning och Onboarding – Erbjuds det utbildning och support för implementering?
- Uppdateringar och Roadmap – Leverantörens utveckling av systemet bör vara aktiv och framtidssäkrad.
9. Rapportering och Beslutsstöd
- Ekonomiska Rapporter – Möjlighet att skapa skräddarsydda rapporter.
- Nyckeltal och Analys – Automatisk generering av nyckeltal som kassaflöde, resultat och balansräkning.
- Skatter och Moms – Smidig hantering av skatter och momsrapportering.
10. Testperiod och Referenser
- Gratis Demo – Testa systemet innan köp för att säkerställa att det möter företagets behov.
- Kundomdömen och Referenser – Läs recensioner och ta referenser från andra företag i samma bransch.